W ramach kampanii promocyjnej przedsiębiorca może zacząć rozdawać swoim klientom i kontrahentom smycze, długopisy, notesy oraz różne inne gadżety reklamowe z logiem swojej firmy jako prezenty o małej wartości, które są rozdawane masowo, a na których zaprezentowane jest jego logo. Obecny system podatkowy w takim przypadku daje możliwość skorzystania z ulgi od podatku od towarów i usług, czyli odliczenia VAT-u na dwa sposoby.
Pierwsza z możliwości wiąże się z prowadzeniem ewidencji obdarowywanych takimi prezentami osób, tak, aby możliwe było ich zidentyfikowanie, a łączna kwota podarunków w ciągu roku nie może przewyższać kwoty opiewającej na 100 złotych dla jednej osoby.
W przypadku drugiej możliwości niepotrzebne jest prowadzenie żadnej ewidencji, natomiast wartość prezentu nie może przekraczać kwoty 10-u złotych.
W przypadku jednorazowego przekazania wielu gadżetów, których kwota łącznie przekracza 10 złotych, ale osobno nie, również odliczenie VAT-u jest możliwe, ponieważ na przykład karton, w którym owe rzeczy się znajdują jest traktowany jako opakowanie zbiorcze wielu towarów, które nie są częściami składowymi większej całości.
Można nawet korzystać z obu możliwości jednocześnie, na przykład wtedy, gdy chcemy jakiemuś ważniejszemu kontrahentowi lub rokującemu klientowi sprawić większą przyjemność, ukazując, jak bardzo zależy nam na wspólnych relacjach biznesowych, dając bardziej wartościowy prezent promujący naszą firmę, czyli taki, na którym znajduje się jej logo. W tym przypadku wartość takiego upominku będzie przekraczała 10 złotych, ale nie 100, więc dane tego klienta czy kontrahenta zostaną wpisane do ewidencji, a w innych przypadkach, gdy klienci lub kontrahenci będą dostawać od przedsiębiorcy prezenty o niskiej wartości, nie będzie to nigdzie raportowane.
Wartość przekazywanych prezentów w formie gadżetów reklamujących daną firmę jest obliczana na podstawie wartości netto danej rzeczy, czyli przed doliczeniem do jej wartości podatku lub na podstawie kosztu jej wytworzenia
Ciekawym rozwiązaniem promocyjnym, które kwalifikuje się do odliczenia VAT-u od gadżetów reklamowych, jest rozdawanie potencjalnym klientom swoich wyrobów w formie próbek w ramach promocji. Poza oczywistą promocją próbka taka nie może jednak spełniać potrzeb odbiorcy w zakresie danego towaru, chyba że jest to nieodłącznym elementem promocji tego towaru. W związku z tym najczęściej spotykane przez nas próbki są pełnowartościowymi produktami o mniejszych gabarytach czy też gramaturze, co też jest sposobem na odliczenie VAT-u od gadżetów reklamowych.
Koszty związane z wydatkami poniesionymi w związku z promowaniem swojej firmy i działalności wlicza się do kosztów uzyskania przychodów, ale jest to możliwe tylko przy gadżetach, które mają funkcję informacyjno-reklamową. Od tych, które wykazują cechy reprezentacyjne nie jest możliwe odliczenie VAT-u, ponieważ mają one na celu raczej budowanie wizerunku firmy i relacji z klientami i kontrahentami, a nie dotarcie do potencjalnych klientów i zachęcenie ich do zakupu danego produktu lub usługi.
Odliczanie VAT-u od gadżetów reklamowych jest dość skomplikowanym procesem, dlatego warto, żeby zajmowała się tym wykwalifikowana księgowa.